Privacy protocol

PROTOCOL PRIVACY BORGING ONI

ONI hanteert een protocol voor het bewaren van persoonsgegevens en het plaatsen van foto’s en tekst op de website en social media.

Bewaren persoonsgegevens

– ONI verzamelt alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de communicatie, financiële organisatie en wedstrijdorganisatie;

– De persoonsgegevens worden alleen gedeeld met de NTTB;

– Naam, resultaten en verslagen van een lid worden gearchiveerd en blijven ook na opzegging van het lidmaatschap bewaard;

– Na opzegging van het lidmaatschap worden na maximaal 5 jaar de adresgegevens en telefoonnummers van het betreffende lid vernietigd;

– Mailadressen kunnen gebruikt worden voor mailings aan oud-leden totdat deze aangeven verwijderd te willen worden uit het bestand.

Gebruik website/social media

– ONI beheert een website die tot doel heeft informatie te verstrekken over de vereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden;

– Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij ONI. Het is toegestaan de inhoud van de website te delen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging, indien dit redelijkerwijs niet tegenstrijdig is met het belang van ONI;

– Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden;

– Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;

– Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van ONI, als de ouders bezwaar hebben gemaakt. Bij voorkeur minimaal twee a drie kinderen op een foto;

– Op de foto’s zijn de personen gekleed, bij voorkeur in ONI gerelateerde trainings- of wedstrijdkleding of eventueel in vrijetijdskleding;

– De achternaam wordt alleen geplaatst als de persoon een functie bekleedt bij ONI zoals leden van het bestuur of deelneemt aan een competitie. Als hij/zij het hiermee niet eens is, wordt de achternaam verwijderd;

– Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor de club zoals leden van bestuur en alleen indien relevant;

– Als ouder/verzorgers problemen heeft/hebben met een foto of foto’s dan kan in overleg met deze persoon besloten worden de foto’s te verwijderen;

– Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het plaatsen van foto’s dan wel hun kind(eren) dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Deze personen komen dan op een lijst te staan, waarmee rekening gehouden wordt bij het plaatsen van foto’s op de website of Facebook. Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen;

– Het bestuur is en blijft alleen eindverantwoordelijk voor de eigen ONI website en voor de eigen ONI Facebook-pagina en andere eigen ONI social media.

Maken van foto en video opnames

– Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen/kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden, bezoekers of uitgenodigde pers;

– Binnen ONI is het niet toegestaan foto’s en of opnames te maken in de kleedkamers of doucheruimtes. Bewaking privacy gebruik van opnamen

– Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld gelden geen nadere bepalingen, noch aanvaardt de vereniging enige aansprakelijkheid hiervoor;

– Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website of Facebook-pagina wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;

– In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur.

Sancties

– Bestuursleden en begeleiders hebben een voorbeeldfunctie. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan en disciplinaire maatregelen treffen met de mogelijkheid om dit ook te melden aan betreffende instanties. Betrokkenen worden direct geïnformeerd.

Dit protocol is vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering van 2 juni 2017 en is in te zien op de website.